Mentor Canada est présentement à la recherche de services de gestion d'événements et de conférences pour une conférence nationale de trois jours qui se tiendra à l'automne 2025.

Cette conférence vise à réunir des chercheurs, des décideurs politiques, des prestataires de services, des représentants gouvernementaux et des experts mondiaux en matière de mentorat. Les détails concernant les séances plénières et les ateliers sont encore en attente ; toutefois, les installations prévues comprennent une salle plénière, cinq à six salles d'atelier et une capacité suffisante pour les réceptions. Nous prévoyons 500 à 750 participants, y compris des délégués et des conférenciers du Canada, des États-Unis et de diverses juridictions internationales.

Livrables et portée des travaux

Gestion de projet :

• Développer et mettre à jour en permanence le chemin critique et le calendrier de travail.
• Fournir des mises à jour régulières au comité de planification, en assurant une cadence structurée des réunions avec des sessions mensuelles et hebdomadaires.
• Assister le comité directeur dans l'identification des conférenciers et le développement des thèmes du programme.
• Gérer la création, l'allocation et la surveillance du budget, y compris un processus transparent pour le traitement des avenants.
• Superviser l'exécution de la conférence sur place, de l'installation initiale au démontage final.

Gestion de l'hébergement/du lieu :

• Rechercher et proposer une sélection d'options de lieux viables à Ottawa ou dans d'autres centres métropolitains au Canada.
• Superviser la coordination complète des fournisseurs, y compris la gestion logistique détaillée.
• Organiser l'aménagement des salles plénières, des salles d'atelier et des autres salles de réunion.
• Répondre à toute exigence supplémentaire en matière de salles de réunion, comme l'aménagement de loges pour les conférenciers ou les VIP.
• Coordonner les blocs de chambres d'hôtel, en assurant le respect des obligations contractuelles et en maximisant les avantages contractuels.
• Gérer toutes les commandes de restauration et de banquets.

Gestion technique du spectacle :

• Identifier, obtenir des devis et sélectionner les fournisseurs, et gérer toutes les exigences audiovisuelles, y compris les services de traduction, pour la phase de planification et l'exécution de l'événement sur place.
• Fournir une traduction simultanée pour répondre aux besoins de divers publics.
• Enregistrer les séances plénières pour capturer les discussions et les présentations clés.
• Répondre aux besoins en matière d'assurance, le cas échéant, pour garantir une conformité et une couverture complètes.
• Collaborer avec nos équipes chargées du site Web et des médias sociaux pour assurer la mise à jour en temps opportun de nos plateformes numériques.
• Superviser la création et la distribution du programme de la conférence à tous les participants.
• Gérer et répondre à tous les besoins spécifiques des conférenciers tout au long de l'événement.

Documents de parrainage et de marketing :

• Développer, en collaboration avec Mentor Canada et le comité de la conférence, des forfaits de parrainage.
• Développer, en collaboration avec Mentor Canada et le comité de la conférence, des supports marketing pour la conférence, y compris des images et des outils marketing.

Inscription et application de la conférence :

• Travailler avec le comité de planification pour développer, surveiller et coordonner un système d'inscription en ligne.
• Coordonner et mettre en œuvre une application pour la conférence.
• Coordonner les informations et mises à jour pertinentes pour les invités, y compris les inscrits, les conférenciers, le programme, les informations sur le lieu et plus encore, sur notre site Web et l'application de la conférence.
• Produire des badges pour les délégués.
• Gérer le bureau d'inscription pendant la conférence.

Services de soutien sur place :

• Effectuer des vérifications et des essais sonores A/V, en s'assurant que tous les aspects techniques sont en place.
• Coordonner et superviser les répétitions avec les présentateurs et le personnel technique pour confirmer le calendrier et assurer le bon déroulement de la présentation du contenu.
• Placement stratégique et mise en place de la signalétique et d'autres matériels nécessaires pour faciliter la navigation et créer un environnement accueillant pour les participants.
• Coordonner une équipe dédiée sur place, disponible tout au long de l'événement, pour fournir une assistance immédiate, gérer la logistique et s'assurer que tous les aspects de l'événement sont exécutés selon les normes les plus élevées.
• Assurer une liaison continue avec le personnel de l'hôtel et les fournisseurs pour garantir que tous les services sont fournis rapidement et que toutes les exigences particulières sont satisfaites.
• Traduction en direct pour les discours principaux et les présentations de grande envergure.

Coordination des conférenciers :

• Coordination et soutien des conférenciers avant et pendant la conférence.
• Rédaction et acquisition de communiqués et de décharges de la part des conférenciers et des délégués (par exemple, pour l'enregistrement vidéo, la diffusion sur le Web et le photographe).
• Décharges des conférenciers, formulaires de voyage/hébergement/visa si nécessaire.
• Collecter des photos et des biographies pour le site Web et le programme de la conférence.
• Réserver et gérer les arrangements de voyage et d'hébergement pour les conférenciers, les bénéficiaires de bourses et autres invités spéciaux.

Échéancier et étapes

Le projet débutera en octobre 2024, la conférence étant prévue pour la fin de l'automne 2025.

À propos de Mentor Canada

Mentor Canada est un organisme national bilingue à but non lucratif enregistré, dont la mission et la vision sont d'« accélérer et de mettre à l'échelle le mentorat de classe mondiale au Canada ».

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