Mentor Canada recherche une personne très organisée pour occuper le poste de coordonnateur(trice) à l'administration et aux opérations en télétravail, afin de soutenir notre direction générale et d'optimiser nos opérations quotidiennes, nos RH et nos systèmes organisationnels.
Sommaire du poste
Supérieur immédiat : Directrice générale
Poste : 1,0 ÉTP (équivalent temps plein)
Location: Télétravail
Salaire : 50,000$ - 60,000$
La personne titulaire du poste de coordonnateur(trice) à l'administration et aux opérations a la responsabilité de fournir un soutien administratif et opérationnel à l'organisation, d'apporter son appui lors des réunions du conseil d'administration, de gérer la documentation relative à la gouvernance et à l'organisation, d'assurer la coordination des ressources humaines (RH) et de gérer les besoins administratifs et opérationnels. Relevant de la direction générale, le ou la titulaire du poste contribue également au maintien des systèmes organisationnels, gère les contrats, effectue le suivi des demandes de renseignements et participe aux mises à jour du site Web ainsi qu'à la gestion des données dans Salesforce.
Responsabilités principales
Voici un aperçu des responsabilités principales de la personne titulaire du poste de coordonnateur(trice) à l'administration et aux opérations :
Soutien au conseil d’administration et à la gouvernance
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Aider à la planification et à la préparation des réunions du conseil d'administration, y compris la distribution de l'ordre du jour et la compilation des rapports.
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Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions.
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Tenir à jour les registres de gouvernance et veiller à la conformité aux politiques de l'organisation et aux exigences réglementaires.
Soutien aux ressources humaines
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Coordonner les descriptions de poste, les affichages de postes et les processus de recrutement.
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Soutenir les processus d'évaluation du rendement.
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Tenir à jour tous les dossiers du personnel et des RH conformément aux lois en vigueur sur la protection des renseignements personnels.
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Aider à la mise à jour des politiques et procédures opérationnelles et des RH, y compris l'élaboration de formulaires et d'outils.
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Gérer et faire le suivi des contrats, des ententes et de la documentation connexe.
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Participer aux processus de recrutement, y compris l'affichage, la présélection des candidatures de premier niveau, la planification des entrevues et la préparation des lettres d'offre.
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Coordonner et superviser les processus d'intégration (accueil) et de départ du personnel.
Soutien administratif et opérationnel
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Assurer le suivi et répondre aux courriels ainsi qu'aux demandes de renseignements générales, en les acheminant de manière appropriée.
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Tenir à jour des dossiers précis dans Salesforce, SharePoint et les autres bases de données de l'organisation.
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Soutenir toutes les réunions du personnel, gérer l'ordre du jour des réunions et rédiger les procès-verbaux pour approbation et distribution, au besoin.
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Aider aux mises à jour du site Web et à la gestion du contenu en ligne.
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Organiser les opérations du bureau, la planification et les procédures administratives afin de favoriser l'efficacité.
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Fournir un soutien général pour les communications internes et externes, y compris les courriels aux parties prenantes, les présentations PowerPoint et le marketing par courriel.
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Organiser les déplacements et l'hébergement de la direction générale et des membres de l'équipe de direction.
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Gérer l'agenda de la direction générale et faire le suivi de ses courriels, y compris la rédaction de réponses lorsque cela est nécessaire et approprié.
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Fournir un soutien pour la gestion des cartes de crédit d'entreprise.
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Fournir un soutien pour la gestion des logiciels en tant que service (SaaS).
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Gérer l'intranet de l'organisation (SharePoint).
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Prendre en charge des projets spéciaux, selon les besoins.
Qualifications
Éducation
Diplôme d'études postsecondaires ou grade universitaire en administration des affaires, en ressources humaines, en gestion d'organismes à but non lucratif (OBNL) ou dans un domaine connexe.
Compétences et expérience
- Minimum de 2 à 3 ans d'expérience dans des rôles de soutien administratif, de ressources humaines ou d'opérations, de préférence dans un organisme à but non lucratif.
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La capacité de parler et d'écrire couramment en français est un atout.
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L'expérience en coordination du recrutement et en gestion de contrats est un atout.
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Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec un grand souci du détail.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office, de Salesforce (ou d'un système de gestion de la relation client / CRM similaire) et des outils de base de gestion de sites Web.
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Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
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Capacité à gérer efficacement de multiples priorités dans un environnement dynamique.
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Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à travailler de manière autonome ainsi qu'en collaboration.
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Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
Veuillez envoyer une lettre de présentation et un curriculum vitæ à: careers@mentorcanada.ca